写新闻发布稿的第一步，不是打开文档敲字，而是先确认目标媒体的投稿规则。不同媒体对字数、格式、电头、配图、署名位置的要求差异很大，有的要求正文段首顶格，有的要求72小时内提交，这些都要从目标媒体官网的“投稿指南”“联系我们”或新闻热线页面逐一核对，不能用一套模板投所有渠道。
核心信息的组织，普遍适用倒金字塔结构。把时间、地点、人物、事件、原因、结果这六个基本要素放在最前面的导语里，让编辑在十几秒内就能判断稿件有没有新闻价值。导语之后再按重要程度递减补充细节，不要把关键信息埋在文末，也不要用铺垫、悬念式的宣传写法。
标题要直接说明事件，避免使用形容词堆砌或营销口号。面向校园类媒体的稿件，通常需要在标题或文首明确标注学校全称；面向综合类媒体的稿件，标题要嵌入核心事件关键词，适配移动端阅读，长度控制在一行能完整显示的范围内。不要使用“最”“第一”“顶级”等绝对化表述，这类表述既违反广告相关法规，也会直接导致退稿。
正文部分要区分新闻事实与主观评价。所有涉及的数据、机构名称、时间节点都要核实，引用第三方数据要注明权威来源，不能用“据了解”“业内公认”这类模糊表述带过。需要加入观点时，应使用具体人物的具名引语，写明发言者的身份，而不是用“大家纷纷表示”这类泛指。
配图和附件要提前按媒体要求准备。多数媒体欢迎高清、无水印、拥有完整版权的图片或短视频，图片通常需要配简短说明，标注拍摄时间、地点和内容。不要使用带企业logo、宣传标语的合成图，也不要直接搬运他人拍摄的图片。部分媒体要求单独上传封面图，且需保持原尺寸，投稿前要在上传页面核对尺寸限制。
文末的信息安排也要看媒体规则。有的媒体禁止在正文末尾加作者、单位、日期等信息，要求这些内容填在投稿系统的对应字段；有的则需要在文末附上机构简介和媒体联系人信息。面向英文媒体或采用国际通稿惯例的渠道，标准结构还会包含固定的机构简介段落，以及明确的媒体联系块，稿件结尾用特定符号标记结束，这些格式不能随意省略或改动。
写完稿件后，先对照目标媒体的投稿指南做一遍自检。核对的顺序可以是：先看时效是否符合要求，再看格式（电头、段落格式、标题样式、署名位置）是否匹配，然后检查事实和数据有没有来源，最后排查绝对化用语、广告植入和版权问题。自检完成后再通过官方公布的邮箱、投稿系统或新闻热线提交，不要把第三方代发渠道当成媒体官方投稿入口。
